【データベース活用術】
データーベースとは、情報を蓄積して活用することです。
情報といっても顧客情報、受発注情報、商品情報、在庫情報・・・等々様々なものがあります。
お客さま相手の仕事ではデータベースを活用していると、とても便利ですし、仕事の効率化にも繋がります。
ネットショップの場合、必ずお客さまと接するので件数が少なくてもデータベースを導入することが大事でしょう。
データベース専用ソフトを使わないにしても、何かしらの形で情報の蓄積はおこなっていると思います。紙のノートで顧客台帳を作って記録を書いたり、コンピューターのメモに履歴の入力をしている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
私の場合はマイクロソフト社のアクセスというデータべースソフトを使っています。理由は会社で使っているからです。
アクセスはＶＢＡというプログラムを使えばかなり細かいデータベース管理ができます。
今から１０年以上前（ＤＯＳの時代）ですと個人レベルで使用できるデータベースソフトは、種類が少なく、使いにくかったのですが、現在はかなり使いやすくなりました。
基本的に受注時の情報は全て記録します。
注文日、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、入金日、発送日、宅配番号、商品、商品の合計金額、消費税、送料等々です。
上記のデータは注文メールが受信されるとカット＆ペースト（Ctrl＋C＞Ctrl＋V）で一旦落とし込み、アクセス側のプログラムで自動的に変換して取り込んでいます。（これをインポートと言います。）
ですので、入力ミスは基本的にありません。
アクセスにデータが入ってしまえば、後の処理は簡単です。
入金確認、納品書や送り状の印字、発送管理など、注文後に起こる発送関連の処理を全て自動的に処理します。
またクエリー（問い合わせ）やＶＢＡ（プログラム）を使って様々な分析や処理がおこなえます。以下にご紹介します。
- 今月の売上げや利益はボタン一つで瞬時に見ることが出来ます。
リアルタイムで売上げ状況を把握できますので、今後の目標設定に役立ちます。
- 在庫の状況がリアルタイムで把握できます。
少なくなった在庫がわかりますので仕入れもスムーズです。
また売れ筋商品を絞り出す事ができ、仕入れの予測が簡単にできます。
- 常連のお客様がどのくらいの頻度で何回購入しているかが分かります。
毎回購入をしてくださる、お得意さまには特定のサービスをすることが可能です。また地域ごとの検索も出来ます。
- 期間限定（例えば今年１月から６月まで等）で購入のあったお客さまへメールを送りたい場合にメールアドレスを絞り出すことができます。
- 購入者の人数を把握できます。
安定した収入のためには購入者人数を増やすことが、とても大事です。いつも意識して確認をしています。購入者人数はのべ人数でもダブりを省く事もできます。
- 仕入金額の動向
仕入先が数カ所ありますので仕入金額や送料、手数料が違います。その時に一番良い仕入先を決定します。
以上、いくつか具体的にご紹介しました。まだ他にもあります。
要は、データーという素材が蓄積されていれば、いくらでも料理をすることが可能なのです。
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